Gute Register mit Word? – Na klar!

Viele Bücher haben einen, doch nicht immer erfüllt er die Erwartungen: Einen Index, auch Stichwortverzeichnis oder Register genannt. VFLL-Kollege Walter Greulich ist nicht nur Experte für Word, sondern auch fürs Indexing. Seinen Erfahrungsschatz auf beiden Gebieten verbindet er in seinem neuen Buch Indexing mit Word.

Als Handbuch für Textprofis und Anfänger mit zahlreichen Ratschlägen zum Erstellen guter Register, so bezeichnet VFLL-Mitglied, Word-Spezialist und Indexing-Profi Walter Greulich sein Buch zum Thema Indexing mit Word. In der Tat ist es sowohl Ratgeber für AnfängerInnen, die sich das erste Mal mit dem Erstellen eines Registers in Word beschäftigen, als auch Handbuch für Fortgeschrittenere, die all das aus der Indexing-Funktion von Word herausholen wollen, was möglich ist – und das ist erheblich mehr als man zunächst vermutet. Für Profi-Indexer liefert es detaillierte Beschreibungen spezifischer Abläufe und Techniken.

Um LeserInnen die Einschätzung zu erleichtern, welche Kapitel leichter oder schwerer zu verstehen sind, verwendet der Autor ein dreistufiges Kennzeichnungssystem: für AnfängerInnen, Fortgeschrittene und sehr weit Fortgeschrittene, wobei zunehmend bessere Word-Kenntnisse und längere Indexing-Erfahrung vorausgesetzt werden.

Nach einem kleinen Rückblick in die Geschichte der Indexing-Funktionen von Word und Klärung der Begriffe „Embedded Indexing“ und „Separate File Indexing“ in der Einleitung werden im Kapitel „Indexing: Definitionen, Darstellungen und Regeln“ die Grundlagen für die Erstellung guter Register behandelt. Die Lektüre wäre auch mancher Autorin/manchem Autor zu empfehlen!

Um die Indexing-Funktionen von Word geht es im dritten Kapitel: Erzeugung der Index-Einträge, deren Bearbeitung und Formatierung und Ausgabe des Gesamtindexes. Eine große Rolle spielt die Syntax des XE-Feldes, das angelegt wird, sobald ein Index-Eintrag festgelegt wurde, und die Schalter, die angewendet werden können, beispielsweise Formatierung, Unterdrückung der Seitenzahlanzeige, Querverweis, Trennzeichen, Eintragstyp (zum Trennen von Personen- und Sachregister). Nützlich auch der Hinweis, wie man eine abweichende Sortierreihenfolgen erzwingen kann.

In Kapitel 4 werden typische Anwendungen betrachtet, angefangen von Word als Layoutprogramm und den erforderlichen Nachbearbeitungsschritten, wenn ein wirklich gutes Register entstehen soll. Um Konsistenz sicherzustellen, wäre es nützlich, parallel mit der Festlegung der Indexbegriffe das Wachsen des Gesamtindexes betrachten zu können. Auch das ist möglich! Wie es geht, wird in Kapitel 5 beschrieben. Dieser Tipp wir mir künftig viel Nacharbeit ersparen. Den Zeitaufwand dafür habe ich schon mehr als einmal unterschätzt.

Eine weitere Anwendung ist das Erzeugen von Wortfindelisten mit der Konkordanzfunktion von Word. So lassen sich beispielsweise Listen von Personennamen aus einer Vorauflage für die Fundstellensuche in der Bearbeitung nutzen. Einsetzen kann man diese Listen auch für die Prüfung, ob zu allen Literaturhinweisen im Text auch ein Eintrag im Literaturverzeichnis vorhanden ist – eine Aufgabe, vor der gerade WissenschaftslektorInnen häufig stehen.

Was beim Austausch von Registermarken in Word mit Programmen wie InDesign, Papyrus Autor und anderen zu beachten ist, ist ein weiteres Thema des Kapitels. Die Problematik Word – InDesign hatte ich selbst schon, vor allem im Zusammenhang mit überarbeiteten Neuauflagen, und habe über Versuch und Irrtum herausgefunden, wie es geht. Wenn es dieses Buch schon gegeben hätte, wäre ich schneller zum Ziel gekommen. Außerdem wird ein Programm vorgestellt, mit dem funktionale PDF-Indexe aus Word heraus erzeugt werden können. Abgeschlossen wird das Kapitel mit Hinweisen zur Erstellung von E-Book-Indexen aus Word heraus, ein Bereich, der in unserem Berufsalltag an Bedeutung gewinnen wird.

Auf die „Besonderheiten des Indexing-Workflows“ geht Kapitel 5 ein: Thematisiert werden unter anderem die Anordnung der XE-Felder (punktgenau im Text oder am Beginn oder Ende eines Absatzes), Anordnen des Gesamtindex am Ende des Dokuments oder in einer separaten Datei. Außerdem wird eine Möglichkeit vorgestellt, das Wachsen des Gesamtindexes permanent zu beobachten, was gerade bei umfangreichen Texten nützlich ist, um Inkonsistenzen zu erkennen und zu vermeiden. Wenn die Inhalte kapitelweise bearbeitet werden und nicht alle zu gleicher Zeit vorliegen, ja sogar nicht in der endgültigen Reihenfolge eintreffen, die Seitenzahlen also nicht stimmen können – was gerade bei Mehr-Personen-Werken eher die Regel als die Ausnahme ist – stellt sich die Frage, wie die Indexeinträge der einzelnen Kapitel aufeinander abgestimmt werden und wie sich die Seitenzahlproblematik lösen lässt. Das Vorgehen wird unter der Überschrift „Index über mehrere Dateien hinweg“ beschrieben.

Besteht ein Projekt aus mehreren Dokumenten, ist die Prüfung von Querverweisen aufwendig. Abhilfe schafft eine separate Querverweisdatei. Die Themen „Indexing im Team“ und „Index-Basis und Inhalts-Basis entkoppelt“ (das ist der Fall, wenn Indexerstellung und Manuskriptbearbeitung bzw. Umbrucherstellung parallel laufen) werden kurz gestreift.

Zu den „Tipps und Tricks“ (Kapitel 6) zählt der Autor „einerseits Vorgehensweisen oder technische Maßnahmen, die den Indexing-Alltag erleichtern, andererseits Lösungen zu Problemen, die beim Indexing in Word oder im Austausch mit anderen Programmen auftreten können“. Aus der Fülle der Informationen seien nur einige herausgegriffen, die im LektorInnen-Alltag häufiger vorkommen:

Zunächst werden Standardprobleme beim Embedded Indexing in Word wie fehlende Untereinträge, fehlerhafte Sortierung, nicht korrekt zusammengeführte Einträge o. Ä. knapp behandelt. Ausführlicher wird auf „falsche Seitenzahlen“ eingegangen. Unter „Dies und das“ finden sich unter anderem Informationen dazu, wie man Einzüge im Register durch Spiegelstriche ersetzt, aus komprimiert dargestellten Bis-Seitenverweisen (z. B. 120–24) unkomprimiert dargestellte (120–124) macht, alleinstehende („verwaiste“) Untereinträge zum Haupteintrag hochzieht und durch Komma trennt und sequenzielle Seitenzahlen in Von-Bis-Angaben umwandelt, wenn gewünscht. Siehe-auch-Querverweise werden von Word grundsätzlich hinter den Haupteintrag gestellt, häufig wird aber eine Einordnung nach allen Untereinträgen gewünscht. Auch dafür beschreibt Walter Greulich mit der Verschiebungsmethode eine Lösung. Sie lässt sich beispielsweise auch für Ersatz von Seitenverweisen durch Kapitelnummern oder das Einbringen von Seitenbereichsangaben ohne Verwendung von Textmarken nutzen.

In Kapitel 7 geht es um Möglichkeiten der Erweiterung der Indexfunktion von Word durch Software. Zunächst werden verschiedene Add-Ins vorgestellt: Prinzip, Vorgehensweise, Vorteile, Besonderheiten und Einschätzung des Autors. Ausführlich geht Walter Greulich auf den Index-Manager ein, der zwischen Add-Ins und Stand-Alone-Programmen angesiedelt ist, und stellt dessen wichtigste Funktionen vor.

„Bei jedem Index muss überlegt werden, auf welche Weise er am besten erstellt werden kann.“ Das klingt logisch, doch hatte ich mir bisher zugegebenermaßen keine Gedanken darüber gemacht. Dank Kapitel 9, das wesentliche Parameter nennt und Fallbeispiele durchspielt, werde ich künftig besser argumentieren können, welcher Weg im konkreten Fall vermutlich der sinnvollste ist.

Vier Anhänge – Sortiertheorie, Wege zum E-Book, Maßnahmen zur Auflösung von Codierungen bei Seitenbereichsangaben, Makrocodes –, ein kommentiertes Link- und Literaturverzeichnis sowie ein 21-seitiges Register runden das Buch ab.

Fazit: Das Buch enthält eine Fülle an Informationen und Anleitungen. Die Kennzeichnungen nach Schwierigkeitsgrad sind nützlich, um als weniger mit der Thematik Vertraute nicht vom Informationsangebot erschlagen zu werden. Manches für die LeserInnen Neue mag auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, lässt sich anhand der Schritt-für-Schritt-Anleitungen aber gut nachvollziehen. Als nach der Definition des Autors Fortgeschrittene hatte ich etliche Aha-Erlebnisse, die mir künftig die Arbeit erleichtern.

Greulich, Walter: Indexing mit Word. Ein Handbuch für Textprofis und Anfänger – mit zahlreichen Vorschlägen zum Erstellen guter Register. Hamburg: tredition, 2020. XXII/321 Seiten, Paperback, 24,90 Euro, ISBN 978-3-7439-8319-9

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Claudia Huber: Website und Profil im VFLL-Verzeichnis lektor-in-finden.de